Den gamle regel om, at det er bedre at forebygge end helbrede, gælder også i forhold til stress. For stress er enormt ødelæggende og har vidtrækkende konsekvenser. Det går ikke bare ud over den medarbejder, der rammes af stress, men også vedkommendes kolleger og den virksomhed, den stressramte er ansat i.
Enhver ansvarlig leder kan ikke ønske andet end at undgå, at hans eller hendes medarbejdere går ned med stress. Både fordi man ønsker, at ens medarbejdere trives, og fordi stress ikke bare koster på det personlige plan, men også er dyrt for virksomheden, hvor prisen kan være en længerevarende sygemelding og måske en mistet medarbejder, så der kommer udgifter til at ansætte og oplære en ny.
Stressforebyggelse er en del af den daglige ledelse
Som leder må du indse, at ansvaret for at spotte og stoppe stress er en af dine personlige ledelsesopgaver. Den kan ikke skubbes over på HR eller arbejdsmiljømedarbejdere, og det er ikke nok, at virksomheden har en stresspolitik. Som stresseksperterne Malene Friis Andersen og Marie Kingston skriver:
”Stresspolitikker, stressberedskab og kurser i stresshåndtering kan være nok så velmenende og relevante og ofte også gøre en god forskel. Men for dine medarbejdere er det din daglige ledelse, som er afgørende i forhold til at forebygge stress. Selv den bedste stresspolitik vil ikke gøre den store forskel, hvis ikke den ledelsesmæssige indsats følger trop. Den direkte kontakt imellem leder og medarbejder er helt afgørende for, om og hvordan stress udvikler sig” (Malene Friis Andersen og Marie Kingston: Stop stress. Side 70).
Bekæmp stress, før den opstår
En umiddelbar tanke kan være, at man som leder må være opmærksom på, om ens medarbejdere har symptomer på stress. Det er selvfølgelig også vigtigt, men når symptomerne er der, så er stressen der jo allerede. Så er ulykken allerede sket. Vi vil derfor foreslå, at man træder et skridt længere tilbage og gør, hvad man kan, for at forhindre, at der bliver grobund for stress.
For at gøre det enkelt vil vi foreslå at være opmærksom på tre forhold, som kan forhindre eller fange stress i opløbet. Det er 1) balance mellem krav og ressourcer, 2) stressforebyggende faktorer og 3) en åben og tillidsfuld dialogkultur.
Find balancen mellem krav og ressourcer
Den enkle definition på stress er, at der er en ubalance mellem krav og ressourcer. Det er værd at bemærke, at kravene kommer både udefra og indefra. De ydre krav er ofte dem, du stiller og har ansvar for som leder. Det er de forhold og rammer og tidsfrister, dine medarbejdere udfører, deres arbejde under, og dine forventninger til deres resultater og effektivitet. Nogle af de væsentligste årsager til stress er urimelige tidsfrister, manglende information fra ledelse til medarbejdere og uklare krav fra ledelsen til medarbejdere.
Det er din opgave som leder at give dine medarbejdere den nødvendige tid til deres arbejde; at sikre dig, at de er velinformerede om, det de skal udføre; og at de er klar over, hvad du helt præcist forventer af dem. Er der ubalance må du og dine medarbejdere dreje på de nødvendige knapper. Måske har en medarbejder brug for at blive videreuddannet for at få et bedre match mellem opgaver og kompetencer.
De indre krav er dem, der kommer fra medarbejderen selv. De kan være urealistiske, så medarbejderen føler en ubalance mellem det, han/hun kan, og det de skal kunne. Som leder har du en opgave i at afstemme med dine medarbejdere, hvad der er realistisk for dem, og hvad der er godt nok. Men også til at hjælpe dem til at blive bedre og udvikle sig.
Seks faktorer, som forebygger mod stress
Seks om dagen – sådan lyder et af kostrådene. Vi peger ofte på seks stressforebyggende faktorer. I kort form lyder de sådan her:
1. Indflydelse og kontrol. Giv medarbejderne indflydelse, så de oplever kontrol. Lad dem deltage i at tilrettelægge, hvordan de skal udføre deres arbejde og inden for hvilke tidsfrister. Det forebygger, at de bliver stressede, fordi de kender indhold i og tempo for deres arbejde.
2. Rolleklarhed. Du skal sørge for en klar og tydelig kommunikation af, hvilken rolle dine medarbejdere skal spille på banen, og hvad du forventer af dem. De bliver ikke så let stressede, når de ved, hvad deres opgaver er, og hvornår de lykkes.
3. Forudsigelighed. Hav en plan og lad den være kendt for dine medarbejdere. Sker der ændringer, så sørg for at kommunikere dem i god tid. Det forhindrer stress, at dine medarbejdere ved, hvad de skal lave og hvorfor, og ikke frygter overraskelser.
4. Socialt fællesskab og støtte. Det er vigtigt at få støtte og værdsættelse fra sin leder og sine kolleger. Det forebygger stress at opleve, at man er en del af noget større, som man både bidrager til og får noget fra.
5. Udviklingsmuligheder. Støt dine medarbejdere i fortsat at ville lære og udvikle sig, hvad enten det er i dybden i deres faglighed, ved at få nye arbejdsfunktioner eller mere ansvar. Det kan også give stress, hvis et arbejde er eller bliver for lidt krævende.
6. Jobtilfredshed. Alle har brug for at føle, at det, de laver, bliver værdsat. Denne værdsættelse kan ske på mange måder. Helt basalt ved et rimeligt lønniveau i forhold til kompetencer og ansvar, om end lønnen i alle undersøgelser ligger en del nede på top 10-ønsker fra medarbejdere. Det er afgørende, at du som leder løbende giver dine medarbejdere konstruktiv og individuel feedback, så de ved, at du lægger mærke til deres arbejdsindsats og sætter pris på den. Det modvirker stress at vide, at man er god nok.
Stress skal være noget, man tør snakke om
Trold kan tæmmes, når man tør nævne dens navn. Det er vigtigt, at du som leder skaber en kultur, hvor dine medarbejdere ikke putter med eller undertrykker evt. stressproblemer. De skal føle, at der er en åben og tillidsfuld dialogkultur – at stress er noget, man kan blive ramt af, og som man må snakke med dig som leder om.
Den holdning skal selvfølgelig være til stede ved medarbejderudviklingsamtalerne eller ved hyppige drifts og udviklingsamtaler. Men det er ikke nok. Dine medarbejdere skal hvile i, at ligesom de til enhver tid kan tage problemer op, når det opstår, kan de også tage problemer med stress op, når de opstår.
Men du må også som leder være parat til at tage det op, hvis du fornemmer, at en medarbejder er ved at udvikle stress. For stress kan let være forbundet med skam. Mange medarbejdere tør ikke være åbne om, at de er stressede eller ved at blive det. De kan synes, at det er dem selv, der ikke er gode nok eller hurtige nok til deres arbejde. Måske de er bange for, hvad der kan ske, hvis de går til deres leder og fortæller, at de har stressproblemer. Vil de få deres arbejdsopgaver taget fra sig? Står de til at miste deres arbejde, hvis der skal siges nogen op?
Som leder må du være opmærksom på, om en medarbejder er ved at blive stresset og tage en dialog med vedkommende om det. Og når du allerede har skabt en åben og tillidsfuld dialogkultur i din virksomhed, er der basis for, at du kan gøre det.
Kilder:
Malene Friis Andersen: "Stop stress".
