Sådan håndterer du APV-dialogen
Send skema til udfyldelse
1. Start med at gå til APV-redskabet via forsiden. Klik på de team, der skal sendes ud til (rød pil), så der dukker en boks op ude til højre, hvor du kan vælge spørgeramme (gul pil). Vil du se spørgerammen, før du sender ud, kan du klikker på 'Eksempel' (lilla pil). Når spørgerammen er valgt, klikker du på 'Gem' for at oprette dialogrunden.
2. Du er nu klar til at forberede udsendelsen. Klik på boksen ’Klargør e-mail’ (rød pil). Når du klikker på den, folder den sig ud og bliver grøn som på nedenstående billede.
Du kan vælge at sende til alle medarbejdere i teamet ved at vinge den lille boks af (gul pil). Det er også muligt at sende til enkelte medarbejdere. Så vinger du bare den lille boks af ud for deres navn af i stedet (grøn pil).
I den hvide boks kan du skrive en personlig besked til medarbejderen. Denne besked kommer til at indgå i standardudsendelsen (lilla pil).
Når du har udfyldt alt, klikker du på ’Send til valgte’.
3. Hvis en medarbejder tilføjes teamet, efter en dialogrunde er sat i gang, står der et plus ved medarbejderen. Skal vedkommende tilføjes runden, klikker du på plusset (lilla pil).
4. Når medarbejderen er tilføjet teamet, er kuverten grå, fordi der ikke er sendt mail ud endnu. Hvis der skal sendes spørgeskema ud til medarbejderen, vinges den lille boks af, og mailen klargøres (se trinnet længere oppe).
5. Kuvertfarven viser, hvor langt medarbejderen er med besvarelsen.
- Gul kuvert: Skemaet er åbnet men ikke afsluttet/sendt
- Rød kuvert: Skemaet er ikke åbnet
- Grå kuvert: Der er ikke sendt noget skema
- Grøn kuvert: Skemaet er afsluttet og sendt til lederen
6. Farven på referatet viser lederens status.
- Gult referat: Referatet er åbnet men ikke afsluttet
- Rødt referat: Referatet er ikke åbnet endnu
- Grønt referat: Referatet er afsluttet
Den grå hængelås (grøn pil) viser, om skemaet er afleveret (låst) eller ikke afleveret (åben). Er hængelåsen lukket, og ønsker medarbejderen at rette sin besvarelse, kan lederen låse skemaet op ved at klikke på hængelåsen. Ønsker du at slette en dialog, klikker du på skraldespanden (gul pil).
7. Hvis du fjerner en medarbejder, der endnu ikke har afsluttet sit skema, står der et plus ud for vedkommende (grøn pil). Er dialogen afsluttet, når medarbejderen slettes, streges medarbejderen over (lilla pil). Det afslutterede skema indgår stadigvæk i statistikken, selvom medarbejderen er slettet.
Lav referat ud fra besvarelsen
1. Klik på det referatark, du skal bruge.
2. Her kan du se din medarbejders score samt eventuelle kommentarer. Klik på taleboblen ud for at spørgsmål for at skrive noget i referatet (rød pil). Fordi du er inde i en medarbejders referat, vil referatet her kun være synligt for dig og vedkommende og ikke indgå i den samlede handlingsplan. Den laver du et andet sted.
3. Skriv din tekst i den hvide boks (rød pil). Skemaet gemmes automatisk - det er dog ikke synligt for medarbejderen, før du klikker på 'Afslut og send svar' i bunden af skemaet. Har du tidligere skrevet referat i skemaet, finder du det under fanen 'Historik' (gul pil).
4: Se aftaler. Gå til fanen 'Aftaler'. Her har du følgende muligheder:
- Rød pil: Her ser du alle aftaler, der er oprettet for medarbejderen til dette spørgsmål. Findes der aftaler fra sidste APV, vil de også stå her. Når du opretter en ny aftale, vil den optræde her med det samme.
- Gul pil: Opret en ny aftale ved at udfylde felterne.
- Grøn pil: Rediger aftale. Se vejledningen om at redigere aftaler.
- Lilla pil: Ændre status på aftalen
5. Ved oprettelse af aftale er der følgende felter der kan udfyldes.
- Tilføj din beskrivelse af aftalen
- Vælg en prioritet
- Vælg en deadline
- Vælg ansvarlig for aftalen
- Lav en risikovurdering
- Tag stilling til, om det er et lovkrav
- Afslut ved at klikke på 'Gem'
6. Når skemaet er udfyldt, kan du navngive det sende det til medarbejderen ved at klikke på 'Afslut og send svar' i bunden af skemaet (rød pil).
Se hvordan du laver APV-gruppereferat