Læs om hvilke opgaver de forskellige roller har i hændelser.
1: Roller
Der er forskellige opgaver i forbindelse med en indberetning af en hændelse og den efterfølgende sagsbehandling. Opgaverne fordeler sig på tre roller; Indberetter, Fordeler og Ansvarlig.
- Indberetter: Alle medarbejdere der er tilknyttet et team kan indberette en hændelse.
- Fordeler: Den eller de personer der modtager de indberettede hændelser. Fordeler kan tilføje oplysninger til en hændelse, anonymisere en hændelse (hvis hændelsen ikke er anonym) og er ansvarlig for at hændelser sendes til en ansvarlig. Fordeler har også ansvaret for den løbende opfølgning på, om hændelserne bliver løst.
- Ansvarlig: Personen som fordeleren vælger som ansvarlig for en hændelse. Den person der bliver ansvarlig har til opgave at løse og afslutte en hændelse. Til en hændelse opretter den ansvarlige aftaler og tilføjer deadlines, der sikrer, at hændelsen bliver løst.
2: Flow
Det hurtige overblik over flowet på en indberettet hændelse ser sådan ud:
- Indberetter opretter en hændelse
- Fordeler tilføjer evt. yderligere til hændelsen og sender den til en ansvarlig
- Ansvarlig opretter aftaler og afslutter hændelsen
- Fordeler følger løbende med i status på hændelserne
Før I kan indberette en hændelse, skal hændelsesredskabet være aktiveret.
Læs mere i vejledningen 'Opsætning af hændelser'.
3. Indberet en hændelse
Medarbejderen indberetter en hændelse ved at vælge fanen 'Indberet hændelse' (rød pil) i venstre side og udfylder skemaet.
Læs mere i vejledningen 'Indberet en hændelse'.
4. Oversigt over hændelser
Fordeler og den ansvarlige får overblik over de indberettede hændelser i oversigten og kan løbende følge status på hændelserne.
Fordeler modtager en mail med information om, at der er indberettet en hændelse. I oversigten over hændelser får fordeler et overblik over de indberettede hændelser og kan følge status på hændelserne. Åbn hændelsen ved at klikke på 'Fordeler' (rød pil). Det er fordelers opgave at tildele hændelsen til en ansvarlig.
Læs mere om fordelers opgaver i vejledningen 'Fordelers opgaver i hændelser'.
Ansvarlig modtager en mail med oplysninger om, at de er ansvarlig for en hændelsen. I oversigten over hændelser ser den ansvarlige kun de hændelser, han er ansvarlig for. Åbn hændelsen ved at klikke på 'Ansvarlig' (grøn pil). Det er den ansvarliges opgave at løse hændelsen ved at oprette aftaler og afslutte hændelsen, når den er løst.
Læs mere om den ansvarliges opgaver i vejledningen 'Ansvarlig for indberettede hændelser'.
5. I oversigten som fordeler og den ansvarlige vises følgende kolonner:
1: Dato: Dato for indberetning af hændelsen
2: Type: Hændelsestype
3: Indberetter: Se hvem der har indberettet en hændelse, hvis den ikke er anonym
4: Fordeler: Se hvem der er fordeler på hændelsen
5: Ansvarlig: Se hvem der er ansvarlig
6: Status: Status på hændelsen, der er følgende former for status: Ny, Fordelt, I gang, Afsluttet og Afvist.
6. Åbn en hændelse
Når fordeler og den ansvarlige åbner en indberettet hændelse, får de adgang til forskellige funktioner afhængig af deres roller.
Her er et eksempel på de funktioner fordeler har adgang til.
Funktioner under 'Menu'.
- Lilla pil: Historik
- Blå pil: Anonymiser indberetter (gælder kun ikke anonyme hændelsestyper)
- Rød pil: Send hændelsen til en anden fordeler
- Grøn pil: Tildel ansvarlig
- Gul pil: Fjern ansvarlig
I skemaet:
Læs om fordelers opgaver i vejledningen 'Fordelers opgaver i hændelser'.
Her er et eksempel på de funktioner den ansvarlige har adgang til.
- Rød pil: Download
- Lilla pil: Afslut
- Grøn pil: Se aftaler
- Gul pil: Opret aftaler
Læs om den ansvarliges opgaver i vejledningen 'Ansvarlig for indberettede hændelser'.