Mange virksomheder rundt omkring i landet er blevet kastet ud i hjemmearbejde i de seneste uger. Det er vi også i Evovia. Og det har givet os en enestående mulighed for, for alvor, at afprøve vores viden om distanceledelse i praksis.
Vi har samlet nogle af vores erfaringer i dette blogindlæg, så du kan lære af dem og eventuelt tage rådene til dig og bruge dem i din egen organisation.
1) Vær tætte sammen på afstand
Den største udfordring ved at arbejde hver for sig på distancen er at skabe nærhed. At skabe følelsen af at arbejde tæt sammen om et fælles mål. At inspirere hinanden og hjælpe hinanden.
Derfor er det vigtigt så vidt muligt at få genskabt noget af den nærhed – på afstand.
I Evovia holder vi altid ugemøder mellem nærmeste leder og medarbejder. Vi snakker om, hvad der ligger af opgaver, om der er nogle udfordringer, ideer til udviklingsmuligheder eller kommentarer til den generelle trivsel. Det er vi vant til at gøre både fysisk og på distancen. I den nuværende situation holder vi vores ugemøder via Microsoft Teams og bruger eventuelt kamera, så vi bedst muligt kan simulere det fysiske møde.
Vi benytter vores eget modul Løbende 1:1, hvor medarbejderen udfylder et skema på forhånd, og som under samtalen kan bruges til referat. Har vi brug for at lave konkrete aftaler, opretter vi dem direkte i skemaet, som sender remindere til lederen og medarbejderen ved den valgte deadline. Vores flow sættes op, så skemaerne sendes ud automatisk hver uge.
Vores konkrete råd:
- Hold hyppige møder (på afstand).
- Udnyt digitale redskaber.
2) Bevar momentum og ryd forhindringer af vejen
For at sikre motivation og effektivitet er det altid vigtigt at aftale tydelige mål og illustrere vigtigheden af det udførte arbejde. Det har alle dage været essentielt, men det er særlig vigtigt, når vi ikke sidder fysisk sammen. Når vi ikke på samme måde kan inspirere hinanden og dele de små sejre i hverdagen.
Som tidligere beskrevet afholder vi ugentlige møder, hvor vi taler om de konkrete arbejdsopgaver, og hvad det har af betydning for organisationens samlede udvikling. Samtidig benytter vi os af fælles mails og chatsystemer, så vi lynhurtigt kan dele sejre og løste opgaver med hinanden. Kollegaerne kan give virtuelle skulderklap, dele gode erfaringer og lave aftaler internt. Til det kan vi anbefaler Microsoft Teams og Slack.
Vores konkrete råd:
- Skab tydelighed omkring arbejdsopgaver og forventninger.
- Bryd organisationens mål ned og tydeliggør vigtigheden af den enkelte medarbejders funktion.
- Bevar momentum i opgaverne – spørg ind til, hvad der bremser processen og aftal konkrete løsninger.
- Brug digitale redskaber til at inspirere hinanden og fejre succeser.
3) Vær særligt opmærksom på trivsel
Når man kan se sine medarbejdere og holder møder med dem, er det meget nemmere at spotte tegn på stress, konflikter internt mellem medarbejdere eller andre former for mistrivsel. Det er meget sværere, at få øje på de signaler, når alle sidder hver for sig. Derfor er det vigtigt at være særligt opmærksom på medarbejdernes trivsel.
Under de hyppige møder kan du som leder spørge ind til medarbejdernes hverdag. Hvordan går det med at arbejde hjemme? Er der noget, der forstyrrer dig? Er der noget, du er utryg ved (fx ved hele corona-situationen). Vær opmærksom på at få spurgt ind, så I kan tage dialogen.
Læs eventuelt vores blogindlæg om at forebygge stress.
Derudover er det vigtigt at anerkende medarbejdernes arbejde. Giv ros, hvor det giver mening, og sørg for at illustrere, hvordan det gavner virksomheden på den lange bane.
Det er også vigtigt at ledelsen er åben omkring organisationens situationen og løbende deler vigtige informationer. Det kan være farligt for hele organisationen, hvis medarbejderne forestiller sig alle mulige scenarier, fordi ledelsen ikke sørger for at holde dem opdaterede. Det kan skabe vrangforestillinger og utryghed blandt medarbejderne.
Vores konkrete råd:
- Vær opmærksom på medarbejdernes signaler.
- Stil de rigtige spørgsmål for at starte dialogen.
- Informér, informér og informér.
- Tal om det, der gør medarbejderne utrygge.
4) Glem ikke arbejdskulturen
Sidst men ikke mindst må vi ikke glemme arbejdskulturen. Vi skal huske den lim, der holder os sammen som en enhed på arbejdspladsen.
I Evovia sender vores CEO hver morgen en hilsen i form af en kort video, hvor der bliver talt om vigtige ledelsestemaer og deres relation til lige netop vores arbejdsplads, vores arbejde med kunderne og vores samarbejde indbyrdes.
Vi holder også længere fællesmøder i de forskellige afdelinger og mødes via Microsoft Teams til afslappet og uforpligtende fredagsbar.
Vores konkrete råd:
- Sørg for at dyrke det, der definerer lige netop jer som organisation.
- Mød hinanden i uformelle (digitale) rum for at styrke det kollegiale fællesskab.
