At afholde medarbejderudviklingssamtaler er en vigtig ledelsesopgave, som til tider syltes eller slet ikke bliver udført. Det er enormt ærgerligt, da det netop er ved denne samtale, der sættes retning for det kommende års arbejde og udvikling.
Læs eventuelt vores guide til den gode MUS-samtale.
Hvordan en MUS-samtale helt præcist afvikles, er forskelligt fra organisation til organisation. Sådan skal det også være, da virksomheder er vidt forskellige. Der er dog en række generelle fejl, du ikke må begå i forbindelse med MUS. I dette blogindlæg gennemgår vi de seks værste ”MUS-fælder”, og hvordan du undgår dem.
1) MUS-samtalen udskydes
Det kan gå galt allerede før, du tager hul på selve MUS-samtalen.
I nogle organisationer afvikles dialogen et bestemt tidspunkt på året. I andre afholdes MUS på medarbejdernes fødselsdage. Uanset hvilken model, I bruger i din organisation, er det vigtigt at holde fast i den aftale, der er lavet med medarbejderen.
Hvis du som leder – gang på gang – udskyder MUS-samtalen, signalerer du til medarbejderen, at dialogen ikke er vigtig. De emner, der behandles (f.eks. retning, arbejdsopgaver, kollegasamspil, trivsel og udvikling), har stor betydning for din medarbejder. Det bør de derfor også have for dig.
Sørg for at tage dig tid til MUS-samtalen og invester i dine medarbejderes udvikling.
2) MUS-samtalen bruges til alt andet end medarbejderudvikling
I forlængelse af punktet ovenfor bør medarbejderudviklingssamtalen fokusere på vigtige emner som præstation, trivsel og udvikling. Vi er vidende om, at man flere steder også drøfter løn her, og det kan fungere. Men i hovedsagen anbefaler vi dog, at man holder de to dele adskilte. Vi finder det mest konstruktivt, når man ikke bruger den vigtige MUS-dialog til f.eks. at forhandle løn eller behandle vanskelige problemer.
Afhold hellere en særskilt samtale om løn. Er det behov for at behandle et stort problem eller udfordring, bør du tage en vanskelig samtale med din medarbejder. Læs mere om, hvorfor ’den vanskelige samtale’ bør adskilles fra MUS eller download vores guide til den vanskelige samtale.
3) MUS-samtalen forberedes ikke
Forudsætningen for en god og udbytterig medarbejderudviklingssamtale er forberedelse. Hvis hverken du eller din medarbejder har gjort jer nogle tanker inden mødet, skal I bruge en stor del af dialogen på at dreje samtalen i den rigtige retning.
I risikerer altså at tale i øst og vest uden egentlig at komme omkring de vigtige emner, der kan skabe grobund for udvikling.
Forestil dig, at din medarbejder har et emne, han/hun gerne vil drøfte med dig. Men i dialogens naturlige flow dukker muligheden måske slet ikke op, og medarbejderen må gå fra samtalen uden at få talt om det. Det er enormt ærgerligt, for hvordan kan du som leder vide, hvad der rører sig hos din medarbejder? Det er næsten umuligt, og derfor kan det være en løsning at lade medarbejderen svare på en række spørgsmål forud for samtalen, så du kan samle de vigtige emner op og sætte en retning for dialogens forløb.
Læs mere om forberedelsen til MUS-samtalen i blogindlægget ’3 ting du skal være opmærksom på i en digital dialog’.
4) Intet referat alle aftaler
En typisk fejl under selve MUS-samtalen er, at der ikke bliver taget referat eller lavet konkrete aftaler. Alle de udviklingsemner, du og medarbejderen har talt om, bør noteres, så I altid kan vende tilbage til dem og blive mindet om det, der er aftalt.
I situationer, hvor MUS foregår på papir, og hvor der skal tages referat i hånden eller i et dokument på computeren, skrives referatet måske først, efter medarbejderen har forladt lokalet. Det er okay at gøre det på den måde, men hvis medarbejderen skal føle sig inddraget eller have ejerskab over referatet, er det en god idé at skrive det sammen eller i det mindste lade medarbejderen se referatet efterfølgende, så han/hun kan komme med indvendinger ved eventuelle uenigheder.
En anden mulighed er at skrive referatet under selve samtalen. I Evovia er det muligt at skrive referat direkte i den besvarelse, medarbejderen har udfyldt på forhånd. Der kan også oprettes konkrete aftaler til de enkelte spørgsmål med deadline og prioritering, så der sendes remindere til både leder og medarbejdere, når det er tid til handling. Bagefter godkendes referatet i fællesskab mellem leder og medarbejder, hvorefter skemaet sendes til medarbejderen, mens lederen har det liggende direkte i sit MUS-forløb i systemet. Det er ikke blot tidssparende men også inddragende.
Aftalerne gør det muligt at få påmindelser i den travle hverdag, så man rent faktisk får handlet på det efterfølgende.
5) MUS-referatet bliver lagt i skuffen
En af de største af alle fælderne er, at referatet lægges i skuffen og ikke tages frem, før forberedelsen af næste års MUS-samtale.
Medarbejderudviklingssamtalen er den dialog, der skal sætte retningen for arbejdet og udviklingen det kommende år. Derfor må samtalen simpelthen ikke gemmes af vejen. Som leder skal du vende tilbage til den i løbet af året og følge op på, om aftalerne er løst.
Har medarbejderen nu også været på det kursus, der skal give ham de nødvendige kompetencer til at udføre arbejdet endnu bedre? Eller er samarbejdet i teamet blevet bedre, efter I har aftalt at afholde månedlige teammøder? Hvordan går det med at sikre et optimalt flow mellem opgaveaflevering og feedback?
Følg op og få det optimale ud af udviklingen. Læs meget mere om, hvordan du gør, i blogindlægget ’Få MUS-samtalen til at strække sig over hele året’.
6) Data opbevares ikke korrekt
Ligger MUS-referaterne i en skuffe i skrivebordet, i et ringbind i reolen eller måske i en mappe i firmaets Dropbox? Alle ovennævnte steder er risikable placeringer, da referaterne kan tilgås af andre. Ringbindet er tilgængeligt for alle, der opholder sig alene på kontoret. Mappen i Dropbox er åben for alle firmaets brugere, med mindre der er lavet særlige adgange.
I disse GDPR-tider er det vigtigt at opbevare medarbejdernes informationer korrekt. Det gælder også deres personlige besvarelser til medarbejderudviklingssamtalen. Et MUS-referat skal ikke kunne ses af andre end lederen, medarbejderen og eventuelle personer, der har fået lov til at tilgå dialogen.
Læs her, hvordan du opbevarer medarbejderinformationerne korrekt.
