En af lederens vigtigste opgaver er at motivere, fastholde og udvikle medarbejderne. Teamet bør nemlig besidde de kompetencer, der kræves, for at kunne levere de efterspurgte løsninger, produkter eller services. Efterhånden som markeder ændres, forventninger skifter, eller organisationen bevæger sig i en anden retning, skal teamet formes til at imødekomme netop disse ændringer.
En del af kompetencetilpasningen er tæt forbundet med den daglige dialog mellem leder og medarbejder. Der skal sættes retning for medarbejderens arbejde. Viden og visioner for fremtiden skal deles. Og så skal der sættes ord på nuværende kompetencer og ønsket udvikling.
Dialogerne er i bund og grund med til at skabe fælles udvikling samt sikre motivation og trivsel blandt medarbejderne. I dette blogindlæg kommer vi omkring en række af de enormt vigtige dialoger, som kan understøttes af Evovias digitale værktøjer.
Kompetenceafklaring og udvikling
Vi anbefaler, at der i forbindelse med MUS-samtalen laves et ’Kompetencespindelvæv’ for hver enkelt medarbejder. Her udvikles først en spørgeramme, som indeholder alle de kompetencer, der er vigtige at have i de forskellige teams. Disse kompetencer vurderer medarbejderen og lederen så medarbejderens kompetencer ud fra. Ikke med henblik på at ”måle” eller ”score” medarbejderen. Tvært imod. Skemaet skal åbne op for en dialog omkring de steder, der kan arbejdes med udvikling.
Bliver lederen bekendt med, at der mangler vigtige kompetencer i teamet, og ønsker en af medarbejderne måske at dække dette hul ved at udvikle sine kompetencer – f.eks. i form af et kursusforløb – kan lederen benytte modulet ’Kompetenceudvikling’. Her kan leder og medarbejder drøfte forventninger, erfaringer samt udbytte både før, under og efter forløbet. Det er med til at sikre, at medarbejderen under forløbet har forventningerne til udbyttet for øje. Samtidig sikrer det, at vigtig viden om bestemte kursusforløb lagres i organisationen. Hvis det viser sig, at et kursus langt fra lever op til forventningerne, bør man måske ikke sende endnu en medarbejder på samme kursus, næste gang kompetencehullet opstår.
Det kan også være en god idé at få medarbejderne i hele organisationen til at udfylde deres CV i Evovia. Lederen eller HR har nemlig mulighed for at søge på bestemte kompetencer, kurser, uddannelser m.m. Opstår der en ledig stilling eller et kompetencehul, findes kompetencerne måske allerede et andet sted i organisationen. Hvis medarbejderne holder deres CV ved lige, er det nemt at søge dem frem i Evovia.
En løsning på efterspørgslen efter nye kompetencer kan også være at ansætte en helt ny medarbejder i teamet. Denne løsning sætter gang i en proces med rolle- og kompetenceafklaring. Hvilken type medarbejder er det helt præcist, der er brug for? Her kan kompetencespindelvævet igen være behjælpeligt, da det giver mulighed for at sammenligne besvarelser på tværs af teams og afdelinger, så lederen kan se, hvilke kompetencer der er særligt brug for. Sideløbende med denne proces, er det en god idé at strikke et onboardingforløb sammen.
Onboarding: Tag godt imod nye medarbejdere
Du har besluttet dig for, at der er brug for en ny medarbejder i dit team. Hvad skal den nye medarbejder sættes ind i de første uger? Er der nogle programmer eller systemer, der er vigtige at blive introduceret til fra start? Måske har I en politik om, at der står en blomst klar til vedkommende første arbejdsdag. Få skrevet alle tanker og praktiske opgaver ned.
I Evovia arbejder vi med to spor i onboardingmodulet: En tjekliste og et dialogforløb. Tjeklisten er en ”huskeliste” til medarbejderne i organisationen. Hvem sørger for at købe blomsten? Hvilke redskaber skal bestilles hjem? Osv. Men det er også den nye medarbejders tjekliste. Har Rikke nu også fået adgang til intranettet?
Dialogforløbet er en række dialoger under en fast struktur. Det kan f.eks. sættes op sådan, at man taler med sin nærmeste leder første arbejdsdag, efter første uge, første måned osv. I denne proces får lederen en god føling med, om alt er, som det skal være i hele opstartsfasen. Det er godt i forhold til at fastholde medarbejderen.
Undersøgelser viser nemlig, at de første seks måneder i onboardingforløbet er de mest kritiske. Det kan du læse mere om i vores blogindlæg ’Hjælp dine medarbejdere med at bestige onboardingbjerget’ og ’Sådan tilrettelægger du et onboardingforløb'.
Medarbejder- og gruppeudvikling
Det er en rigtig god idé at holde medarbejderudviklingssamtaler med medarbejderne en eller flere gange om året. Ved MUS-samtalen får man nemlig brudt organisationens mål ned og sat retningen for den enkelte. Det er blandt andet også her, der skabes professionelle relationer samt sikres trivsel og fastholdelse. En MUS-samtale bør i princippet være ”åben” hele året, og derfor er det vigtigt at følge op, overholde aftaler og sikre sig, at man når de aftalte mål. Det kan du læse mere om i vores blogindlæg ’Få MUS-samtalen til at strække sig over hele året’.
Læs eventuelt vores guide til den gode MUS-samtale.
Gruppeudviklingssamtaler (GRUS) kan være et rigtig godt supplement til medarbejderudviklingssamtalen, fordi man har mulighed for at arbejde målrettet som gruppe. GRUS kan bruges til at behandle mange forskellige temaer, men overordnet set er det en måde at arbejde med gruppens udvikling som en helhed.
Arbejdspladsvurdering:
”Gør det ondt her?”
Alle virksomheder med ansatte skal lave en skriftlig arbejdspladsvurdering (APV), som skal fornyes hvert tredje år. APV’en skal udarbejdes af arbejdsgiveren og arbejdsmiljøorganisationen eller de ansatte i fællesskab. Vi ser APV som en slags ”lægetjek” for arbejdsmiljøet: ”Gør det ond her?”, ”hvad med her?”. Svares der ”Nej”, er det positivt. De steder, hvor det gør ondt, skal der arbejdes videre med. Derfor er det vigtigt at stille de rigtige spørgsmål, som sætter fokus på de ømme punkter.
I Evovia kan du designe din egen spørgeramme, så APV’en stiller skarpt på de områder, der er vigtige i lige netop din organisation. Samtidig lægger systemet op til en dialog om problematikkerne, og det er muligt at lave konkrete aftaler direkte i referaterne, som passer til de handlingsplaner, der laves på baggrund af resultatet.
Tidlig og løbende dialog om sygefravær
Er man syg, er man syg. Men somme tider kan jævnlig sygdom være et signal om andre forhold. I nogle organisationer, kan der endda være problemer med høje sygefraværsstatistikker eller pressede og stressede medarbejdere. I Evovia har vi i samarbejde med vores kunde gennem flere år – Sønderborg Kommune – udviklet et sygefraværsmodul med fokus på dialog.
Medarbejderen meldes syg på første sygedag, og herefter starter et dialogforløb, som kan sættes op, så det passer til netop din organisation. Vores standardindstillinger lægger op til dialog på dag 1, dag 5, dag 14 og dag 28. Derudover er der referatark til supplerende dialoger, hvor man altid kan tilføje noter eller lave aftaler uden for de planlagte dialoger.
Systemet lægger op til, at man tager en snak med medarbejderen om, hvordan vedkommende har det, om der er nogle opgaver, der skal overtages af en kollega osv. Hele pointen med dialogerne er at få sat ord på eventuelle problemer tidligt i forløbet, så der kan tages hånd om dem. Samtidig sender det et signal til medarbejderen om, at lederen tager medarbejderens sygdom alvorligt og hjælper vedkommende bedst muligt med at komme igennem sygdomsforløbet.
360 graders lederevaluering
Ligesom, det er tilfældet for medarbejdere, har ledere også gavn af at fokusere på egen udvikling. En leder går selvfølgelig til medarbejderudviklingssamtale med sin chef, men ønsker organisationen at få et samlet overblik over ledelseskulturen, kan det være en god idé at lave lederevalueringer.
Vi anbefaler, at man laver 360 graders lederevaluering i alle ledelseslag for at få det bedste overblik. Med 360 grader menes der, at lederen vurderes fra alle sider: fra oven (leders egen chef), fra siden (lederkollegaer på samme niveau), fra neden (de medarbejdere lederen har ansvar for) samt fra interne og eksterne samarbejdspartnere.
På baggrund af evalueringerne er det muligt at lave statistikker for afdelinger, så man derved får et billede af kulturen i alle organisationens forskellige hjørner. På baggrund af statistikkerne er det vigtigt at følge op med dialoger og konkrete handlingsplaner for at sikre den bedste udvikling.
Offboarding: Tag afsked med en medarbejder
Det er ikke kun vigtigt at tage godt imod nye medarbejdere. Det også vigtigt at tage ordentligt afsked med dem, der forlader organisationen. Det gælder både dem, der selv vælger at søge nye steder hen, eller dem som organisationen af den ene eller anden grund må afskedige.
Ved at tage afsked på en god måde, sikrer du, at din virksomhed får mest mulig viden og erfaring med fra forløbet. I Evovia er det muligt at sætte et offboardingforløb op med en spørgeramme, der lægger op til, at medarbejderen giver sin viden om organisationen videre. Hvordan oplevede medarbejderen virksomheden? Og er det noget, virksomheden kan arbejde med at forbedre?
Læs vores blogindlæg om offboarding ’Hjælp medarbejdere godt videre og undgå at miste vigtig viden’.
